Het studiekostenbeding in de arbeidsovereenkomst: let op de juiste formulering!

Door: mr. M. (Minouche) Egbers, Arbeidsrecht Datum: 22 augustus 2019

De zomervakantie is voorbij, de scholen beginnen weer. Niet alleen kinderen en jongeren gaan in deze periode uitgerust en met frisse energie weer aan het leren, voor veel werknemers in het bedrijfsleven geldt dit ook. Een ‘leven lang leren’ en ‘werken aan employability’ zijn tegenwoordig veel gehoorde kreten. Scholing is bij uitstek het middel om te investeren in de inzetbaarheid van uw werknemers. Van die investering wilt u als werkgever natuurlijk ook profijt hebben. Met een studiekostenbeding kunt u voorkomen dat een werknemer spoedig na het afronden van de opleiding bij uw bedrijf vertrekt. Na het lezen van dit artikel weet u waar u bij het opstellen van een studiekostenbeding op moet letten.

Wat is een studiekostenbeding?

Dit is een beding waarin staat dat de werknemer (een deel van) door de werkgever betaalde kosten van een door de werknemer gevolgde opleiding of cursus moet terugbetalen als de arbeidsovereenkomst binnen bepaalde tijd eindigt of niet wordt voortgezet. De terugbetalingsverplichting kan zien op de kosten voor de opleiding en/of het studiemateriaal, maar ook op de loonkosten over de scholingsdagen. Het beding kan in de arbeidsovereenkomst staan, in een aparte studieovereenkomst of in een personeelsreglement. Soms staat het ook in de toepasselijke cao.

Welke regels gelden?

Voor het studiekostenbeding ontbreekt een wettelijke regeling. In beginsel is de contractsvrijheid dus het uitgangspunt. De bevoegdheid om afspraken te maken over eventuele terugbetaling van studiekosten is echter niet onbegrensd. In de rechtspraak zijn regels ontwikkeld, onder meer op basis van het goed werkgeverschap (art. 7:611 BW) en de redelijkheid en billijkheid (artikel 6:248 BW).

U kunt uw werknemer alleen houden aan een studiekostenbeding als het beding voldoet aan de volgende voorwaarden:

  1. in het beding moet zijn vastgelegd over welke periode de werkgever baat heeft bij de door de studie verworven kennis en vaardigheden, dit is de periode waarover de kosten vervolgens zijn terug te vorderen;
  2. de terugbetalingsverplichting moet verminderen naar evenredigheid van het voortduren van de arbeidsovereenkomst tijdens de onder a bedoelde periode (de zgn. ‘glijdende schaal’);
  3. de consequenties van het beding moeten duidelijk aan de werknemer zijn toegelicht;
  4. het initiatief voor de beëindiging is uitgegaan van de werknemer (bijzondere omstandigheden daargelaten).

Het is dus zaak te zorgen voor een schriftelijk overeengekomen beding dat voldoet aan deze voorwaarden. Een voorbeeld voor de glijdende schaal is dat in het beding staat dat de werkgever de studiekosten alleen mag terugvorderen indien de werknemer binnen drie jaar na het volgen van de opleiding ontslag neemt. Elke maand neemt het terug te vorderen bedrag dan met 1/36 af. Een regeling met een 80%, 50% en 20% terugbetalingsverplichting verspreid over 3 jaar is een ander voorbeeld.

Met een te vage bepaling kan het mis gaan. Een voorbeeld is een recente zaak waarin een beding was overeengekomen waarin stond dat de werknemer akkoord gaat met de voorwaarde dat de werkgever de kosten van zijn traineeship van € 18.000 betaalt, met de vermelding: “waarbij de werknemer een amortisatie heeft over 3 jaar.” De kantonrechter te Utrecht vond dat dit beding niet voldeed aan de hierboven genoemde voorwaarden. Het was de werknemer niet duidelijk dat hij de studiekosten aan zijn werkgever moest terugbetalen indien het dienstverband op zijn verzoek binnen 3 jaar zou eindigen. Amortisatie (een boekhoudkundige term) heeft volgens de kantonrechter meerdere betekenissen, maar betekent niet de volledige terugbetaling van alle studiekosten. Die betekenis is er ook niet in te lezen. De kantonrechter vond bovendien dat een onduidelijke bepaling als deze in het voordeel van de werknemer moet worden uitgelegd. Slotsom: de werkgever in kwestie kon niet de terugbetaling van de studiekosten verlangen.

Heeft u vragen over een studiekostenbeding of heeft u hulp nodig bij het opstellen ervan, dan staan wij graag voor u klaar. Neem gerust contact op via ons telefoonnummer +31 (0)26 3522 888 of per mail arbeidsrecht@dekempenaer.nl en vraag naar een van onze arbeidsrechtspecialisten.