Een bedrijf kan recht hebben op een hogere incassovergoeding als een klant een factuur niet betaalt. Het moet dan wel aantonen dat er ten minste één incassohandeling is verricht.
Een klant betaalt een factuur van ruim € 1.803 drie weken te laat. Het verkopende bedrijf laat hem hierop weten dat het daarom € 342 aan incassokosten, inclusief btw daarover, en wettelijke handelsrente in rekening zal brengen. Wanneer de man dit bedrag weigert te betalen, belandt de zaak bij de rechtbank Rotterdam. Moet de klant het geëiste bedrag aan de verkoper betalen?
Ten minste één incassohandeling
Een vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten bestaat bij een handelsovereenkomst uit ten minste € 40. Dit bedrag moet zonder aanmaning betaald worden vanaf de dag na het verstrijken van de wettelijke of overeengekomen betalingstermijn. Een hoger bedrag aan incassokosten is verschuldigd als ten minste één incassohandeling is verricht. Welke incassohandelingen zijn verricht is niet relevant; alleen het versturen van een brief is al voldoende.
Geen incassohandelingen
Volgens de verkoper zijn er voorafgaand aan de betaling al incassohandelingen verricht, maar volgens de kantonrechter is dat onvoldoende onderbouwd. Zo zijn er geen aanmaningsbrieven overlegd en wordt er in een herinneringsmail aan de klant niet verwezen naar een (op te starten) incassotraject. Wel heeft de verkoper later een brief gestuurd die als incassohandeling kan worden beschouwd, maar toen was het factuurbedrag al geruime tijd betaald. Dat de verkoper enkele maanden na ontvangst van die betaling incassokosten heeft gemaakt omdat zij kennelijk in de veronderstelling verkeerde dat er nog niet betaald was, komt voor haar rekening en risico.
Het geëiste bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten boven de € 40 wordt dan ook afgewezen. De btw wijst de kantonrechter evenmin toe, ook niet over het bedrag van € 40. De verkoper moet het doen met vier tientjes.