Ter hand stellen van algemene voorwaarden: het gaat nog steeds vaak mis!

Door: mr. J. (Jan) de Wrede, Ondernemingsrecht Datum: 26 oktober 2016

In de praktijk zie ik vaak in contracten en algemene voorwaarden de zin staan: “De algemene voorwaarden worden op verzoek kosteloos toegezonden.” Ondernemers denken dan dat de algemene voorwaarden op een correcte manier ter hand zijn gesteld. Dat is een misvatting, met het gevolg dat de algemene voorwaarden kunnen worden vernietigd.

Wat is de juiste manier van het ter hand stellen van de algemene voorwaarden?

Dienstverlener

Wanneer ben je dienstverlener? Het begrip dienstverlener is breed, zodat veel onder het begrip “dienst” valt. Wat niet onder “dienst” valt zijn o.a.: (i) financiële diensten, (ii) diensten op het gebied van vervoer, (iii) particuliere beveiligingsdiensten, (iv) diensten van notarissen en deurwaarders en (v) koop/ verkoop.

Word je door de wet als dienstverlener aangemerkt, dan kun je de algemene voorwaarden als volgt ter hand stellen:

  1. Fysieke toezending of fysiek ter hand stellen (hetgeen veelal een bewijsprobleem oplevert).
  2. Terinzagelegging op de plaats waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten (de algemene voorwaarden beschikbaar op de balie bij een verhuurbedrijf).
  3. Publicatie op een medegedeeld webadres.
  4. Het meezenden van de algemene voorwaarden met alle documenten waarin de dienst wordt beschreven.

De algemene voorwaarden dienen uiterlijk ter hand te zijn gesteld op het moment dat de dienst wordt verricht. Mijn advies is om de algemene voorwaarden ter hand te stellen uiterlijk op het moment dat de overeenkomst tot stand komt.

Geen dienstverlener

Ben je geen dienstverlener of verricht je geen “dienst”, dan gelden strengere regels. Dat betekent dat de algemene voorwaarden vóór dan wel uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst fysiek ter hand moeten worden gesteld.

Het deponeren van de algemene voorwaarden bij de rechtbank of kamer van koophandel, met een verwijzing daarnaar, is onvoldoende. Ook is onvoldoende dat enkel wordt opgenomen dat de algemene voorwaarden op verzoek (kosteloos) worden toegezonden.

Dit is slechts voldoende, wanneer de overeenkomst telefonisch wordt gesloten, als de algemene voorwaarden omvangrijk zijn (hetgeen niet snel wordt aangenomen) of bij overeenkomsten die massaal worden gesloten (zoals vervoersovereenkomsten).

Om te kunnen bewijzen dat de andere partij de algemene voorwaarden heeft ontvangen, wordt geadviseerd dat de andere partij dient te tekenen voor ontvangst.

Elektronische weg

Wordt de overeenkomst langs elektronische weg gesloten, dan kan terhandstelling als volgt geschieden:

  1. Via internet: de algemene voorwaarden dienen makkelijk te raadplegen te zijn en kunnen worden opgeslagen, zodat de contractspartij die later nog kan raadplegen.
  2. Via e-mail: als pdf.bestand bij het e-mailbericht of middels een hyperlink naar de betreffende website (ook hier dienen de algemene voorwaarden makkelijk te raadplegen te zijn en kunnen worden opgeslagen, zodat de contractspartij die later nog kan raadplegen).

Zowel dienst als verkoop?

In het geval zowel een dienst als verkoop plaatsvindt, op welke wijze dient dan ter hand te worden gesteld? Aangenomen zou kunnen worden dat voor de dienst terhandstelling via de dienstenrichtlijn kan geschieden en bij verkoop de ‘normale’ terhandstelling. Dat kan echter veel verwarring veroorzaken.

Mijn advies is om in dat geval aansluiting te zoeken bij het meest strikte regime en de algemene voorwaarden op de ‘normale’ wijze ter hand te stellen (derhalve fysiek).

Conclusie

Zorg ervoor dat algemene voorwaarden correct ter hand worden gesteld, zodat de andere partij de algemene voorwaarden om die reden niet kan vernietigen.

Vernietiging van de algemene voorwaarden heeft tot gevolg dat de voor de gebruiker voordelige bepalingen niet meer gelden, met alle gevolgen van dien.

Voor meer advies en/of vragen, kunt u altijd contact met mij opnemen per mail j.de.wrede@dekempenaer.nl of telefonisch 026 3522 825.