Een vennootschap wil een woning verkopen maar de oprichter kan niet aantonen dat hij de vennootschap vertegenwoordigt. Als de vennootschap ook nog eens inactief blijkt, heeft de notaris voldoende redenen om zijn dienstverlening te weigeren.
Een man richt een vennootschap op naar buitenlands recht. Deze vennootschap koopt een woning in Nederland en krijgt deze ook geleverd. Veertien jaar later wil de vennootschap deze woning verkopen en vraagt een notaris om de leveringsakte te verlijden. De notaris wil eerst een (gelegaliseerd) document zien waaruit blijkt dat man bevoegd is de vennootschap te vertegenwoordigen.
Niet bevoegd
Het handelsregister van de plaats waar de vennootschap is gevestigd laat weten dat de vennootschap gesloten is en dat de vergunning al twaalf jaar inactief is. De vennootschap mag dan geen goederen, waaronder de woning, meer verkopen of leveren en de man is niet langer bevoegd de vennootschap te vertegenwoordigen. Om die redenen weigert de notaris de gevraagde dienstverlening.
Boete
Inmiddels zijn de kopers van de woning een kort geding tegen de man gestart voor levering van de woning. Onderling spreken zij af dat de kopers de woning alvast mogen betrekken en dat de man hun een boete van € 1.000 per maand betaalt zolang de (notariële) levering van de woning uitblijft. De man en de vennootschap eisen bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Rotterdam dat de notaris de akte van levering passeert.
Notariswet
In de Notariswet staat dat een notaris de verplichting heeft om zijn ambt te verlenen aan eenieder die daarom verzoekt (‘ministerieplicht’). In die wet staat ook dat een notaris zijn dienst kan weigeren wanneer daarvoor gegronde redenen zijn. Partijen moeten er immers op kunnen vertrouwen dat de in de notariële akte opgenomen rechtshandelingen tot stand zijn gekomen zonder materieel gebrek en dat de akte niet nietig of vernietigbaar is.
Zorgplicht
De notaris heeft dus een zorgplicht. Op grond daarvan mag hij van de man of zijn vennootschap een document verlangen waaruit blijkt dat deze bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen en dat de vennootschap beschikkingsbevoegd is ten aanzien van de woning. Nu dit document niet boven water komt, kan de notaris niet worden veroordeeld mee te werken aan het verlijden van de leveringsakte voor de woning.
Eigen rekening en risico
Gezien de rol van de notaris in het rechtsverkeer weegt het belang van de rechtszekerheid dat de gegevens in de openbare registers juist zijn zwaarder dan het belang van de man en zijn vennootschap bij de levering. Dat de man nu boetes moet betalen aan de kopers, maakt dit niet anders: hij heeft de situatie zelf in het leven geroepen. Hij heeft ervoor gekozen een buitenlandse vennootschap op te richten en deze te gebruiken voor de aankoop van de woning, zonder te blijven voldoen aan de vennootschappelijke verplichtingen die in het andere land gelden. Dat het buitenlandse handelsregister niet de door de notaris vereiste verklaring wil afgeven, komt voor rekening en risico van de man en zijn vennootschap.