Een gemeente vraagt drie bedrijven een offerte uit te brengen voor 60 zit-sta bureaus. Vervolgens zet de gemeente dit stop. De vraag is of dit zomaar kan.
Een gemeente organiseert een aanbesteding voor de levering van 60 zit-sta bureaus. De gemeente wil de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI), ofwel: de goedkoopste inschrijving met de beste kwaliteit. Drie partijen worden uitgenodigd een offerte uit te brengen, waaronder een bedrijf dat handelt in ergonomische producten. In de offerteaanvraag staan de gunningcriteria: er kunnen punten worden behaald voor onder andere de prijs, service, terugkoop- en nalevergarantie, klachtafhandeling en duurzaamheid. De opdracht wordt gegund aan de partij die de hoogste totaalscore behaalt.
Procedurele gebreken
Hoewel het ergonomisch bedrijf het goedkoopst is, haalt het niet de hoogste totaalscore. Tot een definitieve gunning komt het echter niet: de gemeente trekt de aanbesteding in wegens ‘procedurele gebreken’. Zij geeft toe te hebben nagelaten in de offerteaanvraag uiteen te zetten hoe de punten worden verdeeld onder de inschrijvers, waardoor niet kan worden bepaald welke inschrijver de beste EMVI heeft. De gemeente overweegt wel een nieuwe aanbesteding.
Aanbesteding stopzetten
Het ‘goedkoopste’ bedrijf verzet zich tegen de intrekking en wil dat het als winnaar van de aanbesteding wordt uitgeroepen. Daarvoor start het bedrijf een procedure bij de rechtbank Limburg, die moet beoordelen of de gemeente de procedure mocht intrekken. In de aanbestedingsdocumenten stond dat dit ‘op ieder moment’ kon, maar dat vindt de rechtbank onvoldoende. Intrekking kon wel om een andere reden. In 2014 bepaalde het Europees Hof van Justitie dat een aanbestedende dienst die besluit tot intrekking van een aanbesteding verplicht is de redenen daarvoor aan inschrijvers mee te delen, om zo een minimaal transparantieniveau en de naleving van het beginsel van gelijke behandeling te waarborgen. Daarbij heeft de aanbestedende dienst een grote mate van vrijheid om tot intrekking van een aanbesteding over te gaan. Dit kan zelfs zonder een ‘gewichtige reden’. Een aanbesteding stoppen kan bijvoorbeeld als het uit het oogpunt van het algemeen belang niet (langer) opportuun is om de aanbestedingsprocedure te voltooien. Daarbij kan worden gedacht aan een gewijzigde economische context, als de behoefte van de aanbestedende dienst is veranderd of als er een te laag concurrentieniveau is.
Vrijheid van contracteren
In dit geval heeft de gemeente een reden opgegeven om de aanbesteding in te trekken: de procedurele tekortkoming. Of het bedrijf die reden terecht vindt, is niet relevant. Over deze tekortkoming heeft de gemeente duidelijk naar de inschrijvers gecommuniceerd. Ook gezien de vrijheid van contracteren mocht de gemeente overgaan tot intrekking. Daarmee zijn de beginselen van transparantie en gelijke behandeling in acht genomen.
Rechtmatig
De ergonomiespecialist wil ook dat het de gemeente wordt verboden om de opdracht opnieuw aan te besteden. Dat wijst de voorzieningenrechter eveneens af: het is nog niet bekend hoe de opdracht er in geval van een eventuele heraanbesteding zal uitzien. Nu de aanbesteding rechtmatig is stopgezet, wordt de gunning aan geen van de inschrijvers verstrekt.